Stap 1: Theaters/festivals selecteren
Stap 2: Timing is alles
Stap 3: Een kloppend verhaal
Stap 4: Praktische zaken
Stap 5: Dé e-mail schrijven
Stap 6: Onderhandelen

Stap 1: Theaters/festivals selecteren

Begin bij en vanuit jezelf. Naar welk theater ga je zelf graag toe? Waar vind je de programmering goed? Kans is groot dat dat theater dan bij je past. Neem als beginpunt het theater in de stad waar je maakt/woont. Ben je een beginnende maker en is dit je/één van je eerste productie(s)? Dan is de schouwburg nog een stap te ver – logisch toch? Begin dan bij het vlakkevloertheater van de stad, of wijktheater in de buurt.

Elk theater heeft een eigen profiel met een missie, visie en kernwaarden. Van die termen waar je in je subsidieaanvraag waarschijnlijk hard op hebt zitten zwoegen. Nou, dat hebben zij ook. Handig om te lezen en nog leuk ook. Deze boodschap kan je altijd op de site van het theater vinden. Als het niet op de site staat, dan wel in de jaarverslagen (die ze sowieso moeten publiceren)! Doe research naar het theater van je keuze, pluis hun profiel uit, ontdek waar hun focus qua onderwerpen en publiek ligt, welke genres ze wel of juist niet programmeren. Past jouw voorstelling daarbij?

Hetzelfde geldt voor festivals; elk festival heeft een eigen sfeer, specifieke genres qua line-up (van experimenteel tot jeugd, om maar wat te noemen), of wens voor thematiek. Bij festivals kan je vaak ook terecht via een open call, let er wel op dat die meestal gericht is op een specifiek soort voorstelling. Als jouw voorstelling gemaakt is voor de zaal, heeft het weinig zin te reageren op een open call voor locatietheater… je snapt ‘m. Ook naar de festivals kan je goed onderzoek doen en voor open calls is het handig om de socials en websites (bijvoorbeeld ook theaterkrant.nl) goed in de gaten te houden!

Stap 2: Timing is alles

In theaterland loopt de boekingsperiode steevast een seizoen vooruit. De verkoop voor het volgende seizoen loopt eigenlijk altijd van september t/m december. Programmeurs van theaters zijn dus nú op zoek naar voorstellingen voor seizoen 2027/2028!!! Het komende jaar zit al (zo goed als) vol. Van september t/m december krijgen programmeurs op verschillende manieren een he-le-boel aanbod binnen: impresariaten versturen brochures en houden presentatiedagen, productiehuizen sturen brochures en jij plus vele andere individuele makers sturen honderden e-mails. Het grote agenda-schuiven en puzzelen kan beginnen.

In de periode van januari t/m april worden doorgaans de financiële afspraken gemaakt, informatie opgehaald en contracten getekend. In stap 6 vertellen we je alles wat je moet weten over het prijskaartje van je voorstelling.

Tussen mei en augustus is er minder ruimte voor eigen programmering in de theaters omdat er dan festivals zijn (waarbij theaters soms dienen als locatie), of de zalen aan externe partijen verhuurd worden. De programmeurs gebruiken deze tijd om de theaterfestivals af te gaan en op andere plekken nieuwe voorstellingen te scouten. Daarnaast vinden de laatste wijzigingen voor het komende seizoen plaats. En mensen hebben ook gewoon vakantie. Als het goed is.

Elk festival heeft – om het lekker onoverzichtelijk te maken – een eigen timing, afhankelijk van wanneer in het jaar het festival plaatsvindt. Zomerfestivals zullen zo’n beetje herfst/winter aan de programmering beginnen en winterfestivals precies andersom, voorjaar/zomer. Nogmaals: houd hun websites in de gaten!! En als het niet duidelijk is, kan je natuurlijk altijd gewoon even mailen dat je een mooie voorstelling voor ze hebt en wanneer je ze daar meer over mag vertellen. Misschien sowieso slim, dan hebben ze je naam alvast een keer gelezen 🙂

Illustratie door copyright UP lift – Timon Vader

Stap 3: Een kloppend verhaal

Wat neemt een programmeur mee in diens overweging om jouw voorstelling te boeken?

Er wordt gekeken naar authenticiteit, vorm en inhoud, het risico voor het theater (voegt het iets toe aan de programmering, is er publiek voor, hoe realistisch is het plan), de match met het theater. Ook moet het goed passen qua tijd, ruimte en geld. Zo praktisch is het dan ook weer.

Durf persoonlijk te zijn in je verhaal en vertel kort maar krachtig:

• wie je bent (opleiding, thuisstad, wat je eerder hebt gemaakt/gedaan)
• wat je drijft en wat je interesses zijn
• waar je het over gaat hebben
• voor wie je voorstelling is en waarom je in dit specifieke theater wil spelen

Zorg dat je een realistisch beeld schept van je voorstelling, waarin je de programmeur mee kan nemen! Help diegene om het voor zich te zien. Het is voor de beeldvorming heel fijn om trailers of registraties van eerder werk mee te sturen. Vertel in een korte tekst hoe de voorstelling eruit gaat zien en vermeld in ieder geval:

• de titel en je voorstelling in een one-liner
• wat het publiek te zien krijgt
• waarom je dit (nu) maakt
• wie je wil bereiken
• wat je teweeg wil brengen bij het publiek
• wat de voorstelling kost

Een langer verhaal kan je in de bijlage toevoegen, denk dan aan een mooie opmaak/vormgeving!

N.B.: Vaak weet je als onafhankelijke maker nog niet of je subsidie krijgt voor je voorstelling. Als je al speelbeurten hebt staan, maak je meer kans op een positieve uitslag. Je kan theaters/festivals altijd mailen met de vraag om een intentieverklaring. Als het matcht, heb jij meer kans om je subsidie binnen te harken!

Stap 4: Praktische zaken

Heel belangrijke informatie, niet vergeten!!

• in welke zaal wil je spelen + welke publieksopstelling gebruik je (capaciteit publiek)
• wat is de speelperiode van je voorstelling
• hoe lang duurt je voorstelling
• met wie maak je de voorstelling (credits)
• doelgroep
• andere lijntjes met andere theaters/festivals en andere samenwerkingspartners die lopen
  (geeft een realistisch beeld van waar je staat!)
• contactgegevens

Illustratie door copyright UP lift – Timon Vader

Stap 5: Dé e-mail schrijven

Je voorstelling aanbieden gebeurt meestal per e-mail, het e-mailadres van de afdeling programmering is te vinden op de website van het theater.

Oké, resumé van al het bovenstaande (+ de allerbelangrijkste tip):

• gebruik de juiste aanhef!!!! (niet je opgestelde mail blind copy pasten, schrijf naar het theater en de programmeur toe)
• korte intro (wie ben je, wat heb je gedaan, wat maak je)
• korte beschrijving plan (langer kan in bijlage), trailer/registratie
• waarom bij dit theater!!!
• praktisch (zaal, duur, periode, credits)

Stap 6: Onderhandelen

Een voorstelling maken kost geld, een voorstelling spelen kost geld, alles kost geld. Maar! Wees realistisch in wat je vraagt!

Je kan een uitkoopsom afspreken, zodat je een vast bedrag krijgt voor je speelbeurt. Wanneer je op recette speelt, ben je geheel afhankelijk van de hoeveelheid publiek: je krijgt een percentage per verkocht ticket. Met meet in the middle kom je uit op partage met garantie: je spreekt een vast basisbedrag af en de opbrengst van wat daarbovenop nog aan tickets wordt verkocht verdeel je 60/40, 70/30 of 80/20 met het theater/festival.

Vanuit de theaters/festivals is het budgettaire voorstel altijd gelieerd aan de kaartprijs en het aantal bezoekers. Het theater/festival maakt daar (in overleg) een schatting in en draagt vervolgens dat risico. Dit is belangrijk om je te realiseren. De prijs van de kaarten wordt afgestemd op je voorstelling en hoeveel publiek er komt is voor een groot deel van jou afhankelijk.

Tot slot hebben we voor jullie een heel waardevol lijstje van do’s & don’ts gekregen van programmeur Tomy Huijbregts (Theater Kikker). Zijn presentatie tijdens de Worksh-UP over verkoop is een grote inspiratiebron voor dit artikel geweest!